Zgłoszenia cykliczne to zgłoszenia, które system tworzy automatycznie według harmonogramu, np. codziennie, w dni robocze albo raz w miesiącu. Przydają się do powtarzalnych zadań, takich jak przeglądy, kontrole czy kopie zapasowe.
Uprawnienie
Funkcja jest dostępna dla osób z uprawnieniem „Możliwość tworzenia zgłoszeń cyklicznych i zarządzania własnymi”. Rola administratora ma je automatycznie. Pozostałym rolom nadaje je administrator.
Gdzie to znaleźć
Na liście zgłoszeń jest przycisk „Zgłoszenia cykliczne”. Otwiera on listę zgłoszeń cyklicznych, a strzałka obok pozwala od razu dodać nowe. Agent widzi tylko swoje zgłoszenia cykliczne, a administrator – wszystkie.
Tworzenie zgłoszenia cyklicznego
Kliknij „Nowe zgłoszenie cykliczne”
i wybierz kategorię
Wpisz nazwę (pole wymagane). Następnie Ustaw harmonogram: od kiedy, jak często i opcjonalnie do kiedy. Sprawdź „Najbliższe wystąpienia” – od razu widać, kiedy powstaną kolejne zgłoszenia. Finalnie kliknij przycisk Zapisz.
Lista zgłoszeń cyklicznych
Przy każdej pozycji dostępne są akcje (w tym celu trzeba najechać na element):
Utworzone zgłoszenia - zgłoszenia, które już powstały z tej pozycji.
Edytuj - zmiana ustawień zgłoszenia cyklicznego
Edytuj treść zgłoszenia - zmiana treści tworzonych zgłoszeń.
Aktywuj lub dezaktywuj – wstrzymanie lub wznowienie tworzenia zgłoszeń.
Usuń – usuwa zgłoszenie cykliczne. Utworzone już zgłoszenia zostają.
Akcje dostępne tylko dla administratora:
Zmień właściciela – przekazuje zgłoszenie cykliczne innej, aktywnej osobie. Przydaje się np. przy odejściu pracownika lub zmianie odpowiedzialności. Zgłoszenia cykliczne osoby z dezaktywowanym kontem przestają działać, więc przekazanie pozwala zachować harmonogram bez tworzenia go od nowa.
Przekształć w zwykłą regułę – pozycja znika z listy zgłoszeń cyklicznych, ale zgłoszenia nadal powstają według harmonogramu. Dalej zarządza się nią w Regułach i nie zależy już od żadnego właściciela. Przydaje się, gdy zadanie ma działać „na stałe” w organizacji albo trzeba je rozbudować o możliwości dostępne tylko w Regułach.
Pole „Zgłoszenie cykliczne” w zgłoszeniu
W szczegółach zgłoszenia można pokazać, z którego zgłoszenia cyklicznego powstało. Administrator włącza to pole w definicji widżetu „Parametry podstawowe”.
Zgłoszenia cykliczne to wygodna nakładka na istniejące mechanizmy OXARI. Przy zapisie system sam tworzy regułę, akcję, szablon zgłoszenia i harmonogram. Ich nazwy zaczynają się od loginu właściciela, np. [jkowalski] Przegląd serwerowni. Obiekty te są widoczne w odpowiednich panelach konfiguracji.
Zgłoszeniami cyklicznymi najlepiej zarządzać z listy zgłoszeń cyklicznych, a nie edytując te obiekty bezpośrednio. W widoku Reguł kolumna „Zgłoszenie cykliczne” pokazuje, które reguły zostały utworzone w ten sposób. Istniejące reguły działają bez zmian.
Warto wiedzieć
-
Autorem utworzonych zgłoszeń jest zawsze właściciel zgłoszenia cyklicznego. Zgłaszający jest taki, jak w treści zgłoszenia cyklicznego, a gdy to pole jest puste – zgłaszającym zostaje właściciel.
-
Zmiana treści lub harmonogramu dotyczy tylko zgłoszeń, które powstaną po zmianie. Zgłoszenia utworzone wcześniej pozostają bez zmian.
-
Status „Zakończona” oznacza, że harmonogram się skończył i nie powstaną już nowe zgłoszenia. Aby je wznowić, zmień datę końca harmonogramu.
-
Zgłoszenie powstaje do kilku minut po godzinie z harmonogramu.
-
Pierwszy termin ustawiaj co najmniej 15 minut do przodu – termin bliższy może zostać pominięty (ten mechanizm zostanie wkrótce poprawiony, tak aby zgłoszenie powstawało także przy terminie ustawionym na najbliższe minuty).
-
Zgłoszenia cykliczne użytkownika, którego konto zostało dezaktywowane, wyłączają się automatycznie.