Reguły w zarządzanie użytkownikami

Reguły działają jako mechanizmy automatyzacji, które uruchamiają określone akcje w odpowiedzi na wydarzenia związane z zarządzaniem użytkownikami. Zdarzenia te obejmują:

1. Zarządzanie tożsamością i dostępem:

   • Aktywacja konta użytkownika

   • Dezaktywacja konta użytkownika

   • Usunięcie struktury organizacyjnej

   • Usunięcie struktury lokalizacyjnej

2. Aktualizacja informacji:

   • Aktualizacja osoby

   • Aktualizacja loginu osoby

   • Aktualizacja struktury organizacyjnej

   • Aktualizacja kontaktu osoby

3. Dodawanie nowych elementów:

   • Przypisanie struktury lokalizacyjnej do osoby

   • Dodanie nowej osoby

   • Dodanie nowej struktury lokalizacyjnej

   • Dodanie nowego loginu do osoby

4. Rozszerzenie struktur organizacyjnych:

   • Aktualizacja struktury lokalizacyjnej

   • Dodanie nowej struktury organizacyjnej

   • Przypisanie struktury organizacyjnej do osoby

   • Dodanie nowego kontaktu do osoby

   • Dezaktywacja użytkownika

Każde z tych zdarzeń może inicjować automatyczne procesy, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail, dodanie zgłoszenia lub importowanie nieobecności. Reguły pozwalają na stworzenie efektywnego systemu, który wspiera zarządzanie dokumentami poprzez automatyzację procesów.

Więcej o akcjach: Przejdź >

Więcej o zgłoszeniach: Przejdź >

Kluczowe jest projektowanie reguł, które są proste i przemyślane, z jednoznacznymi nazwami wskazującymi na ich funkcję lub zastosowanie. Ważne jest również szczegółowe opisanie każdej reguły, aby ułatwić zrozumienie jej przeznaczenia i działania, co zapewnia przejrzystość i efektywność zarządzania oraz ułatwia pracę zespołu IT.

Nowa reguła

W celu dodania nowej reguły należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Reguły, a następnie kliknąć przycisk “Nowa reguła”.

Wypełnianie reguły

Następnie w oknie “Nowa definicja reguły” należy wypełnić pożądane pola i kliknąć przycisk “Zapisz”.

1	Aktywacja reguły - Zaznaczenie opcji "Aktywna" włącza regułę.
2	Nazwa - Służy do identyfikacji reguły.
3	Opis - Umożliwia zrozumienie celu reguły.
4	Zdarzenie wyzwalające - Wybranie zdarzenie, które spowoduje aktywację reguły, na przykład “Dodanie nowej struktury organizacyjnej” (Opcjonalne).
5	Harmonogram(zadań) - Określenie, kiedy reguła ma być aktywna (Opcjonalne). Więcej odnośnie harmonogramów: Przejdź >
6	Pozycja - Określenie kolejności wykonywania reguł, jeśli jest ich więcej.
7	Starting rule - Opcjonalne ustawienie reguły, która ma być wyzwalaczem dla bieżącej reguły.

Określanie akcji/warunków reguły

Po stworzeniu reguły, użytkownik zostanie przeniesiony do okna tworzenia reguły. Reguły w systemie Oxari działają na zasadzie "jeśli-to", gdzie pewne warunki (jeśli) wywołują określone działania (to). W tym przypadku, zdarzeniem wyzwalającym jest “Dodanie nowej struktury organizacyjnej”. Aby przypisać do zdarzenia akcję lub warunek, należy kliknąć na dany kafelek.

Przypisanie akcji

Po kliknięciu w kafelek, dwie opcje będą możliwe do użycia “Przypisz akcję dla PRAWDY” oraz “Przypisz warunek dla PRAWDY”. W tym przykładzie zostanie dodana akcja wysłania wiadomości e-mail do pożądanych osób w przypadku dodania nowej struktury organizacyjnej. Należy kliknąć przycisk “Przypisz akcję dla PRAWDY”.

Następnie w oknie “Przypisz akcję” są dwie dostępne opcje:

1	"Nowa" - Umożliwia utworzenie nowej akcji, która zostanie wykonana, gdy warunek będzie spełniony.
2	"Wyszukaj" - Umożliwia wybór akcji, które zostały już wcześniej zdefiniowane w sekcji Zarządzanie użytkownikami > Akcje. Więcej o akcjach: Przejdź >

W omawianym przykładzie, tworzona jest nowa akcja. Aby stworzyć nową akcję, użytkownik powinien wybrać opcję "Nowa" i przejść do procesu konfiguracji tej akcji.

Następnie w oknie “Wybierz akcję” są do wyboru typy akcji takie jak:

W omawianym przykładzie, przypisana jest akcja “Wyślij wiadomość Email”, należy kliknąć w dane pole, a następnie kliknąć przycisk “Wybierz”.

A następnie skonfigurować daną wiadomość i kliknąć przycisk “Zapisz”.

Dana akcja została dodana do reguły. Może zdarzyć się tak, że nie będzie od razu widoczna, wtedy należy odświeżyć stronę.

Po utworzeniu nowej akcji w systemie zarządzania użytkownikami Oxari, staje się ona dostępna w sekcji Zarządzanie użytkownikami > Akcje i może być ponownie wykorzystana w różnych regułach. Aby użyć już istniejącej akcji, w oknie “Przypisz akcję” wystarczy wybrać opcję “Wyszukaj”, znaleźć pożądaną akcję na liście i zatwierdzić wybór, klikając “Zapisz”. To pozwala na efektywne wykorzystanie akcji w różnych scenariuszach bez konieczności jej ponownego tworzenia.

Edytowanie/Usuwanie akcji oraz warunków

Aby edytować lub usuwać akcję oraz warunki, wystarczy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Reguły. Następnie, aby zobaczyć więcej opcji dla danej reguły, należy kliknąć przycisk “Szczegóły” obok wybranej reguły.

W szczegółach reguły należy wybrać pożądaną akcję/warunek klikając w kafelek odpowiedniej akcji/warunku. Opcje edytowania/usuwania będą widoczne w prawym górnym rogu.

Edytowanie/Usuwanie reguły

Aby edytować lub usuwać reguły, należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Reguły. Najechać na pożądaną regułę. Wyświetlą się przyciski do edytowania/usuwania.

Aktywowanie/Dezaktywowanie reguły

Każda reguła może być aktywna lub nieaktywna. Aby aktywować/dezaktywować regułę należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Reguły. Najechać na pożądaną regułę i kliknąć przycisk edycji.

Następnie w oknie edycji kliknąć w pole wyboru “Aktywna” (pole zaznaczone oznacza, że reguła będzie Aktywna), na końcu kliknąć przycisk “Zapisz”.

Testowanie reguły

Aby testować reguły, należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Reguły. Najechać na pożądaną regułę. Wyświetla się przycisk do wykonania testu.

Tylko reguły z przypisanym harmonogramem mogą być testowane.