Lista zgłoszeń

W sekcji "Lista zgłoszeń" systemu Oxari użytkownicy mają możliwość dodawania nowych zgłoszeń według kategorii takich jak: incydent, zadanie, usługę, rezerwację, problem. Jest też dostępna opcja wykonywania różnych akcji na zgłoszeniach takich jak: zamknięcie zgłoszenia, przypisanie dokumentu, usunięcie, przypisanie opiekuna, a także użycie protokołu do danego zgłoszenia. Ponadto, użytkownik może wejść w szczegóły każdego zgłoszenia, aby zarządzać nim na poziomie indywidualnym, co obejmuje przeglądanie szczegółów, edycję informacji, komunikację z innymi użytkownikami systemu oraz monitorowanie postępów w rozwiązywaniu zgłoszenia.

Więcej o kategoriach zgłoszeń: Przejdź >

Dodanie nowego zgłoszenia

W celu dodania nowego zgłoszenia należy przejść do sekcji Servicedesk > Lista zgłoszeń a następnie kliknąć przycisk “Dodaj zgłoszenie”.

Wybieranie kategorii zgłoszenia

Następnie są możliwe do wyboru typy zgłoszeń takie jak: incydent, zadanie, usługa, rezerwacja, problem, zadanie. (Problem - pozwala na scalenie wielu powiązanych zgłoszeń np. wiele incydentów o tej samej przyczynie w jedno, dzięki temu możliwe jest obsłużenie tych incydentów w jednym problemie). Należy kliknąć w pożądany typ zgłoszenia.

W następnym kroku wybieramy kategorię zgłoszenia (tutaj na przykładzie Awaria sprzętu)

Niektóre kategorie posiadają jeszcze podkategorie, dlatego w kolejnym kroku należy wybrać pożądaną podkategorię zgłoszenia.

W celu konfiguracji kategorii zgłoszeń: Przejdź >

Wypełnianie formularza zgłoszenia

W tym kroku należy wypełnić formularz danego zgłoszenia i kliknąć przycisk “Wyślij”. Każdy formularz może być inny w zależności od wybranej kategorii zgłoszenia.

Aby skonfigurować formularz i przypisać do kategorii zgłoszenia: Przejdź >

Dane zgłoszenie zostało dodane do listy zgłoszeń.

Widok listy zgłoszeń

W tym widoku znajdują się różne sekcje i opcje, które umożliwiają zarządzanie zgłoszeniami.

Opcje w widoku listy zgłoszeń

Opcje które znajdują się w szczegółowym widoku to:

1	Dodaj zgłoszenie - Menu to pozwala na utworzenie nowego zgłoszenia w systemie. Możliwe opcje to: Dodaj incydent - Rejestruje nowy incydent, który jest nieplanowanym przerwaniem usługi lub obniżeniem jej jakości. Dodaj zadanie - Tworzy nowe zadanie, które jest planowaną pracą wymagającą śledzenia i zarządzania. Dodaj usługę - Umożliwia dodanie nowej usługi, czyli żądania wsparcia lub dostarczenia czegoś użytkownikowi. Dodaj rezerwację - Służy do rejestrowania rezerwacji, np. sprzętu lub pomieszczeń. Dodaj problem - Tworzy nowy problem, który jest przyczyną jednego lub więcej incydentów i wymaga analizy.
2	Zamknij zgłoszenie - Zamyka zgłoszenie, oznaczając je jako zamknięte.
3	Akcje - Przycisk rozwijany umożliwiający wykonanie określonych działań na zgłoszeniu, takich jak: Przypisz do mnie - Automatycznie przypisuje bieżące zgłoszenie do osoby używającej systemu (zalogowanego użytkownika). Przypisz opiekuna - Pozwala wybrać konkretną osobę, która będzie odpowiedzialna za zgłoszenie. Przypisz grupę opiekunów - Przypisuje zgłoszenie do wybranej grupy pracowników, np. zespołu wsparcia technicznego. Przypisz dokument - Dołącza dokumenty lub pliki powiązane ze zgłoszeniem. Usuń - Usuwa bieżące zgłoszenie z systemu.
4	Protokoły - Wyświetla zgłoszenie według protokołów z sekcji Servicedesk > Protokoły. Więcej o protokołach: Przejdź >

Aby wykonać akcję na zgłoszeniu należy zaznaczyć pożądane zgłoszenie/zgłoszenia, a następnie wybrać pożądaną akcję.

Edytowanie/Usuwanie zgłoszenia

Zgłoszenie może być edytowane lub usunięte przy użyciu następujących przycisków.

Widok szczegółowy zgłoszenia

W celu otworzenia widoku szczegółowego zgłoszenia należy przejść do sekcji Servicedesk > Lista zgłoszeń a następnie kliknąć przycisk “Szczegóły” przy pożądanym zgłoszeniu.

W szczegółowym widoku znajdują się różne sekcje i opcje, które umożliwiają szczegółowe zarządzanie zgłoszeniem.

Opcje w widoku szczegółowym

Opcje które znajdują się w szczegółowym widoku to:

1	Edytuj - Pozwala na modyfikację szczegółów istniejącego zgłoszenia.
2	Obserwuj zgłoszenie - Umożliwia obserwowania zgłoszenia, aby otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach lub zmianach.
3	Zamknij zgłoszenie - Zamyka zgłoszenie, oznaczając je jako zamknięte.
4	Przypisz - Przydziela zgłoszenie do określonej osoby lub grupy, która ma się nim zająć. Możliwości przypisania to: Do mnie, Opiekuna, Grupę opiekunów/opiekuna, Obserwującego, Grupę obserwatorów.
5	Protokoły - Wyświetla zgłoszenie według protokołów z sekcji Servicedesk > Protokoły. Więcej o protokołach: Przejdź >
6	Akcje - Menu rozwijane dające dostęp do akcji “Zmień typ zgłoszenia”.
7	Rejestruj czas pracy - Umożliwia zapisanie czasu poświęconego na prace związane ze zgłoszeniem.
8	Dodaj akceptację - Włącza proces zatwierdzania określonych akcji lub decyzji w ramach zgłoszenia.
9	Zdalne połączenie - Uruchamia narzędzie lub procedurę umożliwiającą zdalne połączenie w kontekście rozwiązywania problemu zgłoszenia.
10	Wydaj z magazynu - Może pozwalać na zarejestrowanie wydania jakiegoś zasobu lub części z magazynu w celu rozwiązania zgłoszenia.

Sekcje widoku szczegółowego

Sekcje składają się z widżetów, te które znajdują się w widoku szczegółowym to:

Parametry podstawowe

Pokazane są podstawowe parametry zgłoszenia, z możliwością edycji tych danych.

Opis

Opis problemu lub zadania, które zostało zgłoszone.

SLA

SLA (Service Level Agreement) - Blok informacyjny pokazujący, jakie zobowiązania dotyczące poziomu usług (np. czas reakcji) są powiązane z tym zgłoszeniem i ile czasu pozostało do ich realizacji.

Więcej o umowach SLA: Przejdź >

Atrybuty

Dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia, które mogą być dostosowane do potrzeb organizacji.

Komentarze

Sekcja do dodawania nowych komentarzy przez użytkowników systemu oraz do przeglądania istniejących komentarzy.

Powiązane osoby

Osoby które są powiązane ze zgłoszeniem.

Załączniki

Tutaj użytkownicy mogą przeglądać i dodawać dokumenty lub inne pliki związane ze zgłoszeniem.

Dziennik pracy

W tej sekcji rejestruje się czas poświęcony na pracę nad zgłoszeniem.

Powiązane zadania

Tutaj można przypisywać i zarządzać zadaniami związanymi ze zgłoszeniem, które mogą być niezbędne do rozwiązania problemu.

Historia zgłoszenia

Zawiera zapis wszystkich zmian i działań wykonanych w ramach zgłoszenia, co pozwala na pełną przejrzystość i śledzenie historii przypadku.

Dostosowanie widoku szczegółowego zgłoszenia

Widok zgłoszenia można dostosować do swoich potrzeb, a także utworzyć nowy, spersonalizowany widok z wyselekcjonowanymi danymi (widżetami), klikając przycisk “+”.

Więcej o widżetach: Przejdź >

Dzięki edycji można spersonalizować widok szczegółowy zgłoszenia. Aby edytować pożądany widok, należy kliknąć przycisk klucza.

Następnie w widoku edycji są możliwości takie jak:

1	Dodaj widżet - Funkcja ta pozwala na dodanie nowego widżetu do widoku.
2	Ustaw dla wszystkich użytkowników - Ta opcja umożliwia zastosowanie bieżącego widoku lub konfiguracji dla wszystkich użytkowników systemu
3	Przywróć domyślny - Pozwala na szybkie przywrócenie domyślnego ustawienia interfejsu użytkownika.
4	Ikona kosza - Pozwala na usunięcie widżetu z widoku.
5	Ikona zmniejszania/zwiększania - Pozwala na zmienianie rozmiaru widżetu, a następnie przesuwanie widżetu po kafelkach widoku.
6	Kafelek widoku - widok jest zbudowany z tych kafelek, można na nich ustawiać widżety.

Po wykonaniu pożądanych zmian, należy kliknąć przycisk “Zapisz zmiany”.

Dostosowanie widoku listy zgłoszeń

Widok listy zgłoszeń można dowolnie personalizować, można również stworzyć nowy widok z zawężonymi informacji za pomocą przycisku “Dodaj widok”.

Następnie w oknie “Nowa definicja widoku” można spersonalizować widok listy zgłoszeń, poniżej opisane najważniejsze opcje:

1	Nazwa - Pole, gdzie użytkownik wpisuje nazwę nowo tworzonego widoku.
2	Import settings - Można pobrać widok z innego już istniejącego widoku.
3	Default - Zaznaczenie tego pola oznacza, że widok będzie domyślnym widokiem.
4	Is predefined - Zaznaczenie tego pola pozwala zawęzić widok do grup dynamicznych.

Należy wypełnić pożądane pola i kliknąć przycisk “Zapisz”.