W sekcji "Lista zgłoszeń" systemu OXARI użytkownicy mają możliwość dodawania nowych zgłoszeń według kategorii takich jak: incydent, zadanie, usługę, rezerwację, problem. Jest też dostępna opcja wykonywania różnych akcji na zgłoszeniach takich jak: zamknięcie zgłoszenia, przypisanie dokumentu, usunięcie, przypisanie opiekuna, a także użycie protokołu do danego zgłoszenia. Ponadto, użytkownik może wejść w szczegóły każdego zgłoszenia, aby zarządzać nim na poziomie indywidualnym, co obejmuje przeglądanie szczegółów, edycję informacji, komunikację z innymi użytkownikami systemu oraz monitorowanie postępów w rozwiązywaniu zgłoszenia.
Więcej o kategoriach zgłoszeń: Przejdź >
Dodanie nowego zgłoszenia
W celu dodania nowego zgłoszenia należy przejść do sekcji Servicedesk > Lista zgłoszeń a następnie kliknąć przycisk “Dodaj zgłoszenie”.
Wybieranie kategorii zgłoszenia
Następnie są możliwe do wyboru typy zgłoszeń takie jak: incydent, zadanie, usługa, rezerwacja, problem, zadanie. (Problem - pozwala na scalenie wielu powiązanych zgłoszeń np. wiele incydentów o tej samej przyczynie w jedno, dzięki temu możliwe jest obsłużenie tych incydentów w jednym problemie). Należy kliknąć w pożądany typ zgłoszenia.
W następnym kroku wybieramy kategorię zgłoszenia (tutaj na przykładzie Awaria sprzętu)
Niektóre kategorie posiadają jeszcze podkategorie, dlatego w kolejnym kroku należy wybrać pożądaną podkategorię zgłoszenia.
W celu konfiguracji kategorii zgłoszeń: Przejdź >
Wypełnianie formularza zgłoszenia
W tym kroku należy wypełnić formularz danego zgłoszenia i kliknąć przycisk “Wyślij”. Każdy formularz może być inny w zależności od wybranej kategorii zgłoszenia.
Aby skonfigurować formularz i przypisać do kategorii zgłoszenia: Przejdź >
Dane zgłoszenie zostało dodane do listy zgłoszeń.
Widok listy zgłoszeń
W tym widoku znajdują się różne sekcje i opcje, które umożliwiają zarządzanie zgłoszeniami.
Opcje w widoku listy zgłoszeń
Opcje które znajdują się w szczegółowym widoku to:
|
1 |
Dodaj zgłoszenie - Menu to pozwala na utworzenie nowego zgłoszenia w systemie. Możliwe opcje to:
|
|
2 |
Zamknij zgłoszenie - Zamyka zgłoszenie, oznaczając je jako zamknięte. |
|
3 |
Akcje - Przycisk rozwijany umożliwiający wykonanie określonych działań na zgłoszeniu, takich jak:
|
|
4 |
Protokoły - Wyświetla zgłoszenie według protokołów z sekcji Servicedesk > Protokoły. Więcej o protokołach: Przejdź > |
Aby wykonać akcję na zgłoszeniu należy zaznaczyć pożądane zgłoszenie/zgłoszenia, a następnie wybrać pożądaną akcję.
Edytowanie/Usuwanie zgłoszenia
Zgłoszenie może być edytowane lub usunięte przy użyciu następujących przycisków.
Ikony informacyjne o nowym komentarzu na liście zgłoszeń
Widok szczegółowy zgłoszenia
W celu otworzenia widoku szczegółowego zgłoszenia należy przejść do sekcji Servicedesk > Lista zgłoszeń a następnie kliknąć przycisk “Szczegóły” przy pożądanym zgłoszeniu.
W szczegółowym widoku znajdują się różne sekcje i opcje, które umożliwiają szczegółowe zarządzanie zgłoszeniem.
Opcje w widoku szczegółowym
Opcje które znajdują się w szczegółowym widoku to:
|
1 |
Edytuj - Pozwala na modyfikację szczegółów istniejącego zgłoszenia. |
|
2 |
Obserwuj zgłoszenie - Umożliwia obserwowania zgłoszenia, aby otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach lub zmianach. |
|
3 |
Zamknij zgłoszenie - Zamyka zgłoszenie, oznaczając je jako zamknięte. |
|
4 |
Przypisz - Przydziela zgłoszenie do określonej osoby lub grupy, która ma się nim zająć. Możliwości przypisania to: Do mnie, Opiekuna, Grupę opiekunów/opiekuna, Obserwującego, Grupę obserwatorów. |
|
5 |
Protokoły - Wyświetla zgłoszenie według protokołów z sekcji Servicedesk > Protokoły. Więcej o protokołach: Przejdź > |
|
6 |
Akcje - Menu rozwijane dające dostęp do akcji “Zmień typ zgłoszenia”. |
|
7 |
Rejestruj czas pracy - Umożliwia zapisanie czasu poświęconego na prace związane ze zgłoszeniem. |
|
8 |
Dodaj akceptację - Włącza proces zatwierdzania określonych akcji lub decyzji w ramach zgłoszenia. |
|
9 |
Zdalne połączenie - Uruchamia narzędzie lub procedurę umożliwiającą zdalne połączenie w kontekście rozwiązywania problemu zgłoszenia. |
|
10 |
Wydaj z magazynu - Może pozwalać na zarejestrowanie wydania jakiegoś zasobu lub części z magazynu w celu rozwiązania zgłoszenia. |
Sekcje widoku szczegółowego
Sekcje składają się z widżetów, te które znajdują się w widoku szczegółowym to:
Parametry podstawowe
Pokazane są podstawowe parametry zgłoszenia, z możliwością edycji tych danych.
Opis
Opis problemu lub zadania, które zostało zgłoszone.
SLA
SLA (Service Level Agreement) - Blok informacyjny pokazujący, jakie zobowiązania dotyczące poziomu usług (np. czas reakcji) są powiązane z tym zgłoszeniem i ile czasu pozostało do ich realizacji.
Więcej o umowach SLA: Przejdź >
Atrybuty
Dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia, które mogą być dostosowane do potrzeb organizacji.
Komentarze
Sekcja do dodawania nowych komentarzy przez użytkowników systemu oraz do przeglądania istniejących komentarzy.
W OXARI możemy dodać dwa rodzaje komentarzy: zwykły oraz notatka wewnętrzna
Aby utworzyć komentarz należy kliknąć w przycisk “Utwórz komentarz” aby wywołać edytor tekstu
Po wpisaniu komentarza i naciśnięciu przycisku “Wyślij”, komentarz pojawi się na liście
Aby utworzyć wpis wewnętrzny należy kliknąć w przycisk “Utwórz notatkę wewnętrzną” aby wywołać edytor tekstu
Po wpisaniu komentarza i naciśnięciu przycisku “Wyślij”, komentarz pojawi się na liście, wpis będzie oznaczony na żółty
Powiązane osoby
Osoby które są powiązane ze zgłoszeniem.
Załączniki
Tutaj użytkownicy mogą przeglądać i dodawać dokumenty lub inne pliki związane ze zgłoszeniem.
Dziennik pracy
W tej sekcji rejestruje się czas poświęcony na pracę nad zgłoszeniem.
Powiązane zadania
Tutaj można przypisywać i zarządzać zadaniami związanymi ze zgłoszeniem, które mogą być niezbędne do rozwiązania problemu.
Historia zgłoszenia
Zawiera zapis wszystkich zmian i działań wykonanych w ramach zgłoszenia, co pozwala na pełną przejrzystość i śledzenie historii przypadku.
Dostosowanie widoku szczegółowego zgłoszenia
Widok zgłoszenia można dostosować do swoich potrzeb, a także utworzyć nowy, spersonalizowany widok z wyselekcjonowanymi danymi (widżetami), klikając przycisk “Dodaj dashboard”.
Więcej o widżetach: Przejdź >
Dzięki edycji można spersonalizować widok szczegółowy zgłoszenia. Aby edytować pożądany widok, należy kliknąć przycisk klucza.
Następnie w widoku edycji są możliwości takie jak:
|
1 |
Dodaj widżet - Funkcja ta pozwala na dodanie nowego widżetu do widoku. |
|
2 |
Ustaw dla wszystkich użytkowników - Ta opcja umożliwia zastosowanie bieżącego widoku lub konfiguracji dla wszystkich użytkowników systemu |
|
3 |
Przywróć domyślny - Pozwala na szybkie przywrócenie domyślnego ustawienia interfejsu użytkownika. |
|
4 |
Ikona kosza - Pozwala na usunięcie widżetu z widoku. |
|
5 |
Ikona zmniejszania/zwiększania - Pozwala na zmienianie rozmiaru widżetu, a następnie przesuwanie widżetu po kafelkach widoku. |
|
6 |
Kafelek widoku - widok jest zbudowany z tych kafelek, można na nich ustawiać widżety. |
Po wykonaniu pożądanych zmian, należy kliknąć przycisk “Zapisz zmiany”.
Dostosowanie widoku listy zgłoszeń
Widok listy zgłoszeń można dowolnie personalizować, można również stworzyć nowy widok z zawężonymi informacji za pomocą przycisku “Dodaj widok”.
Następnie w oknie “Nowa definicja widoku” można spersonalizować widok listy zgłoszeń, poniżej opisane najważniejsze opcje:
|
1 |
Nazwa - Pole, gdzie użytkownik wpisuje nazwę nowo tworzonego widoku. |
|
2 |
Import settings - Można pobrać widok z innego już istniejącego widoku. |
|
3 |
Default - Zaznaczenie tego pola oznacza, że widok będzie domyślnym widokiem. |
|
4 |
Is predefined - Zaznaczenie tego pola pozwala zawęzić widok do grup dynamicznych. |
Należy wypełnić pożądane pola i kliknąć przycisk “Zapisz”.
