Organizacje
Sekcja "Organizacje" umożliwia tworzenie i zarządzanie strukturami organizacyjnymi i lokalizacyjnymi, przypisywanie kontaktów, śledzenie finansów poprzez centra kosztów, zarządzanie umowami SLA oraz klasyfikację organizacji według typów, co wspiera efektywną koordynację i zarządzanie wewnątrz organizacji oraz w relacjach zewnętrznych.
Organizacje można pobrać z domeny tworząc synchronizację z usługą katalogową: Przejdź >
Nowa organizacja
W celu dodania nowej organizacji należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Organizacje, a następnie kliknąć przycisk “Nowa organizacja”.
Wypełnianie
Następnie w oknie “Nowa organizacja” znajdują się elementy:
| 1 | Typ organizacji - Tutaj użytkownik może określić naturę działalności organizacji, korzystając z rozwijanego menu, które oferuje predefiniowane kategorie (Dostawca, Nasza organizacja, Podwykonawca, Klient, Osoba fizyczna) W celu skonfigurowania nowego typu organizacji: Przejdź > |
| 2 | Logo - Dostępna jest opcja załadowania graficznego symbolu organizacji. Użytkownik może wybrać plik z dysku lub przeciągnąć go w wyznaczone miejsce. |
| 3 | Nazwa - W tym polu wpisuje się oficjalną nazwę organizacji, która będzie widoczna w systemie. |
| 4 | NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej organizacji wprowadzany jest tutaj, z możliwością skorzystania z funkcji autouzupełniania, która zaciąga dane bezpośrednio z rejestru GUS na podstawie podanego numeru. Należy wprowadzić wcześniej Api GUS tutaj: Przejdź > |
| 5 | Miasto - Pole tekstowe przeznaczone do wpisania miasta, w którym organizacja ma swoją siedzibę lub oddział. |
| 6 | Ulica - W tym miejscu podaje się dokładny adres uliczny, włączając w to numer domu lub lokalu. |
| 7 | Kod pocztowy - Tu wprowadza się kod pocztowy odpowiadający adresowi organizacji. |
| 8 | Opis - Jest to przestrzeń przeznaczona na wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być użyteczne do opisu działalności lub specyfiki organizacji. |
Należy wypełnić pola a następnie kliknąć przycisk “Zapisz”.
Dana Organizacja pojawiła się w liście:
Konfigurowanie Organizacji
Aby skonfigurować organizację należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Organizacje, a następnie kliknąć przycisk “Szczegóły”, przy pożądanej organizacji.
W tym widoku jest możliwość:
| 1 | Dodaj kontakt - Pozwala na dodanie nowych informacji kontaktowych do profilu organizacji. Więcej o kontaktach: Przejdź > |
| 2 | Formularz rejestracji użytkownika - Funkcja ta umożliwia dodanie nowego użytkownika do systemu Oxari. Więcej o osobach: Przejdź > |
| 3 | Powiązane centra kosztów - Pozwala na zarządzanie finansami w ramach organizacji. Więcej o centrach kosztów: Przejdź > |
| 4 | Powiązane umowy SLA (Service Level Agreement) - Odnosi się do zarządzania umowami dotyczącymi poziomu świadczonych usług. Więcej o umowach SLA: Przejdź > |
Dodawanie kontaktu do organizacji
Aby dodać kontakt do organizacji należy kliknąć przycisk “Dodaj kontakt”.
Następnie w oknie “Przydziel kontakt” należy kliknąć przycisk “Nowy”.
W tym kroku należy wypełnić dane do pożądanego kontaktu pod daną organizację, a następnie kliknąć przycisk “Zapisz”.
Kontakt został zapisany, widnieje w sekcji Zarządzanie użytkownikami > Kontakty.
Więcej o kontaktach: Przejdź >
Formularz rejestracji użytkownika
Aby skorzystać z formularza rejestracji użytkownika należy kliknąć przycisk “Formularz rejestracji użytkownika”.
Następnie w oknie “Zarejestruj nowe konto” należy wypełnić wymagane pola i kliknąć przycisk “Utwórz konto”.
Konto zostaje dodane, osoba widnieje w sekcji Zarządzanie użytkownikami > Osoby.
Więcej o osobach: Przejdź >
Powiązanie centrum kosztów z organizacją
W celu powiązania centrum kosztów z organizacją należy w zakładce “Powiązane centrum kosztów” kliknąć przycisk “Nowy”.
Następnie w oknie “Wybierz centrum kosztów” wybrać pożądane centrum kosztów i kliknąć przycisk “Zapisz”.
W celu utworzenia centrum kosztów: Przejdź >
Centrum kosztów zostaje powiązane z organizacją.
Powiązanie umowy SLA z organizacją
W celu powiązania umowy SLA z organizacją należy w zakładce “Powiązane umowy SLA” kliknąć przycisk “Dodaj Nowy”.
Następnie w oknie “Wybierz umowę SLA” wybrać pożądaną umowę SLA i kliknąć przycisk “Zapisz”.
W celu konfiguracji umowy SLA: Przejdź >
Umowa SLA zostaje powiązana z organizacją.
Stawka rozliczeniowa
Aby dodać lub stworzyć zestawienie rozliczenia należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Organizacje. Wybrać organizacje lub kilka organizacji, pojawi się przycisk “Dodaj stawke rozliczeniową” -następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy.
Stawka może zostać przypisana do kilku organizacji.
Stawke można przypisać również z poziomu szczegółów organizacji.
Wybierz stawke oraz kliknij przycisk “Zapisz”
W przypadku stworzenia nowej stawki kliknij przycisk “+”
Uzupełnij pożądane pola, następnie kliknij “Zapisz”
Wyświetlanie
Aby wyświetlić stawke rozliczeniową przejdź do szczegółów organizacji.
Kliknij w okno “Stawki rozliczeniowe”
Z tego poziomu jesteśmy w stanie usunąć daną stawke z organizacji lub ją zmodyfikować.
Zestawienie rozliczenia
Zestawienie rozliczenia jest to raport dla wybranego rodzaju rozliczenia z listy organizacji.
Wybieramy pola które nas interesują do wygenerowania raportu, następnie klikamy przycisk “Ok”
Zostanie wygenerowany dla nas raport rozliczeń abonamenckich comiesięcznych dla sierpnia 2024 dla wszystkich organizacji.
Edytowanie/Usuwanie
Aby edytować lub usuwać organizacje, należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Organizacje. Najechać na pożądaną organizacje. Wyświetlą się przyciski do edytowania/usuwania.
Tworzenie struktur organizacji i lokalizacji
W celu przejścia do widoku struktur organizacji, należy przejść do sekcji Zarządzanie użytkownikami > Organizacje. Najechać na pożądaną organizacje. Następnie kliknąć przycisk “Struktury organizacji”.
Dzięki synchronizacji z usługą katalogową, system zarządzania może dynamicznie odzwierciedlać aktualne struktury organizacyjne, lokalizacyjne i zmiany zachodzące w kontrolerze domeny.
Organizacje i struktury można także pobrać z domeny konfigurując synchronizację z usługą katalogową: Przejdź >
Dodanie struktury organizacyjnej
Aby ręcznie dodać struktury organizacyjne należy kliknąć przycisk “+” w zakładce “Struktury organizacyjne”.
Następnie w oknie “Nowa struktura organizacyjna” znajdują się elementy:
| 1 | Nazwa - Tutaj użytkownik wprowadza nazwę dla nowej struktury organizacyjnej, która będzie identyfikować daną strukturę w systemie. |
| 2 | Opis - W tym polu można dostarczyć dodatkowe informacje opisujące strukturę organizacyjną, jej funkcje, zakres odpowiedzialności lub inne relewantne szczegóły. |
| 3 | Zarządzana przez - Menu rozwijane umożliwia wybór osoby, która będzie zarządzać tą strukturą organizacyjną. Wybór ten określa, kto będzie miał odpowiedzialność administracyjną za strukturę. |
| 4 | Zarządzana przez grupę użytkowników - Kolejne menu rozwijane pozwala na przypisanie grupy użytkowników, która będzie wspólnie zarządzać strukturą organizacyjną. Aby skonfigurować grupę użytkowników: Przejdź > |
| 5 | Nadrzędna struktura organizacyjna - To pole umożliwia przypisanie nowej struktury organizacyjnej do już istniejącej, wyższego rzędu struktury w hierarchii firmy. Dzięki temu można tworzyć złożone hierarchie organizacyjne. |
Należy wypełnić pożądane pola i kliknąć przycisk “Zapisz”.
Struktura organizacyjna zostaje dodana.
Dodanie struktury lokalizacyjnej
Aby ręcznie dodać struktury lokalizacyjne należy kliknąć przycisk “+” w zakładce “Struktury lokalizacyjne”.
Następnie w oknie “Nowa struktura lokalizacyjna” znajdują się elementy:
| 1 | Nazwa - Tutaj użytkownik wpisuje nazwę dla nowej struktury lokalizacyjnej, która identyfikuje ją w systemie. |
| 2 | Opis -W tym polu tekstowym można dodać szczegółowy opis nowej struktury lokalizacyjnej. |
| 3 | Lokalizacja nadrzędna - Menu rozwijane pozwala wybrać istniejącą strukturę lokalizacyjną, pod którą nowa struktura będzie podporządkowana. To pozwala na utworzenie hierarchicznej organizacji lokalizacji. |
Należy wypełnić pożądane pola i kliknąć przycisk “Zapisz”.
Struktura lokalizacyjna zostaje dodana.
